Top 5 fonctionnalités à rechercher dans une solution logicielle de gestion dentaire

Pour les propriétaires de cabinets dentaires, le choix d’une solution logicielle de gestion de cabinet dentaire est une tâche très importante. Vous voulez vous assurer que la solution que vous choisissez vous aidera à gérer efficacement votre cabinet dentaire et contribuera au succès de votre cabinet. Certains pourraient trouver cette tâche intimidante – cependant, avoir une idée claire des fonctionnalités à rechercher rendra la recherche d’une solution efficace, simple et, peut-être, même agréable.

Voici les 5 principales caractéristiques que votre solution logicielle de gestion dentaire devrait avoir pour assurer le succès de votre cabinet, illustrées par des aspects de la solution Logiciel dentaire ADSTRA.

Commandes intégrées

Il est essentiel que les solutions logicielles dentaires offrent de multiples garanties telles que la création de rôles d’autorisation et de profils d’utilisateurs, le suivi des fonctions exécutées par les utilisateurs, ainsi que la possibilité de vérifier facilement si les aspects clés du processus de tenue des dossiers ont été terminé.

Rôles d’autorisation: vous permettent de créer des rôles et d’attribuer des droits d’autorisation à chaque rôle, garantissant que les bonnes personnes accèdent aux bonnes informations, fonctions et capacités dans la solution logicielle dentaire
Utilisateurs: doivent se connecter avec leur propre nom d’utilisateur et mot de passe et le système doit leur permettre d’accéder uniquement aux modules ou d’exécuter les fonctions pour lesquelles ils ont des droits d’accès, en fonction du rôle qui leur est attribué
Journal d’audit : cette fonction suit les modifications apportées aux enregistrements principaux et doit spécifier l’heure, la date et le nom de la personne qui a effectué les modifications. En consultant les journaux d’audit, vous devriez être en mesure d’enquêter facilement sur les écarts, si nécessaire
Icônes d’état de rendez-vous: permettent de déterminer facilement si un message de confirmation de rendez-vous a été envoyé au patient, et si le patient a confirmé ou non son rendez-vous
Contrôles d’enregistrement/de départ: ces contrôles vous permettent de déterminer facilement si un patient a été enregistré, sorti avec frais ou sorti sans frais
Indicateur d’état de la note clinique: cette fonctionnalité vous permet de déterminer d’un seul coup d’œil si une note clinique a été rédigée pour les rendez-vous, garantissant que les résultats ou les informations nécessaires sont enregistrés et peuvent être facilement référencés si necessaire

Communication avec les patients

Pour assurer le succès du cabinet, il est important que les solutions logicielles de gestion de cabinet dentaire fournissent des moyens pratiques de communiquer avec les patients. Une bonne communication aide à développer des relations avec les patients, ce qui entraîne une augmentation des références et, par conséquent, plus de revenus pour la pratique.

Confirmations de rendez-vous, rappels et suivis: améliorent le succès de la confirmation des rendez-vous ou de la notification de la nécessité de les reporter, car 98 % des SMS sont ouverts contre seulement 20 % des e-mails (SpotOn, 2019). De plus, il a été prouvé que les rappels automatisés par SMS réduisent les absences de 40 % et les annulations d’environ 95 %, car moins de 5 % des rendez-vous programmés sont annulés après que les clients ont reçu un rappel (SpotOn, 2019). De plus, en raison de la demande et des attentes croissantes en matière de commodité et de simplicité, 58 % des consommateurs présentent une attitude plus positive envers les entreprises qui disposent de capacités SMS, et 28 % des consommateurs sont plus susceptibles de recommander une entreprise à leurs amis s’ils ont de telles capacités (SpotOn , 2019).
E-mails des patients: vous permet d’envoyer des messages d’anniversaire, des souhaits de vacances, des kits de bienvenue et bien plus encore à vos patients de manière pratique, vous aidant à développer et à consolider votre relation avec eux

Dossiers sans papier

La mise en place d’une solution logicielle dentaire sans papier apportera de nombreux avantages à votre cabinet dentaire. Les deux plus importants étant que a) vous économiserez de l’argent car vous n’aurez pas à acheter et à stocker des dossiers papier, et b) une solution sans papier créera un meilleur flux de travail pour votre cabinet dentaire, ce qui se traduira par une efficacité accrue, des acceptations de cas et nouvelle génération de patients – contribuant au succès de la pratique.

Formulaires sans papier : permettre aux patients de remplir des formulaires sur une tablette connectée au serveur ADSTRA FORMS, alors qu’ils sont dans la salle d’attente, permet de gagner du temps et élimine le besoin de papier – une fois les formulaires remplis, ils sont automatiquement chargés dans le dossier clinique du patient. De plus, il garantit que le patient, et uniquement le patient, a accès aux formulaires, conformément aux réglementations HIPPA et LPRPDÉ
Réclamations électroniques : pouvoir soumettre des prédéterminations et des réclamations par voie électronique via CDANet ou Change Healthcare est à la fois efficace et efficient car cela rationalise les processus – les prédéterminations et les réclamations sont soumises immédiatement et élimine le besoin d’envoyer ces documents par la poste. De plus, le paiement est reçu plus rapidement
Tableaux sans papier : les odontogrammes et les examens perio sans papier permettent une référence facile car ils sont stockés dans le dossier clinique sans papier du patient, facilement accessible. Ils permettent également de gagner du temps car le nouveau dossier est créé à partir du dossier le plus récent du patient – seules les nouvelles conditions et les nouveaux résultats doivent être cartographiés / enregistrés. De plus, les résultats de la période peuvent être comparés au fil du temps
Notes cliniques: des modèles prédéfinis rendent le processus de rédaction beaucoup plus efficace, car seules certaines informations doivent être ajustées en fonction des résultats de votre examen.
Alertes et notes : vous pouvez créer des notes directement dans le dossier dématérialisé d’un patient, définir une alerte sur la/les note(s) et/ou faire apparaître la note à l’ouverture du dossier patient. Cela rend les informations facilement disponibles et très visibles, ce qui permet de s’assurer qu’aucune information n’est oubliée – une caractéristique importante pour de bons soins et une bonne interaction avec les patients

Éducation du patient

Avoir un moyen d’éduquer vos patients sur les options de traitement via des aides visuelles aide les patients à comprendre le traitement recommandé, à les amener à l’accepter, contribuant ainsi au succès de la pratique. ADSTRA dispose de plusieurs outils d’éducation des patients.

Infographies : documents au contenu visuel et informatif conçus pour aider à éduquer efficacement vos patients, les aidant à mieux comprendre les traitements proposés. Une bibliothèque d’infographies prédéfinies est incluse. Les infographies peuvent être affichées à l’écran, imprimées ou peuvent être facilement envoyées aux patients par e-mail.
Études de cas: affichez des photographies réelles avec « avant » et « après » pour des affections courantes et leurs traitements, ce qui en fait un outil très efficace pour une présentation instantanée des traitements. Dans Image ADSTRA, il existe six études de cas prédéfinies avec des images et du texte dans lesquels le texte peut être personnalisé. Il existe également la possibilité de créer et d’ajouter vos propres études de cas, ce qui vous permet de les personnaliser autant que vous le souhaitez.
Présentations : peuvent être construites pour comparer jusqu’à neuf images de l’état actuel du patient, que vous définissez, avec des images avant et après le traitement de cas similaires. De plus, l’ordre d’affichage des images peut être ajusté et les images sélectionnées peuvent être enregistrées pour de futures présentations. Une fois qu’une présentation est créée, vous pouvez l’enregistrer pour une utilisation future et vous pouvez l’imprimer ou l’envoyer par e-mail.
Plans de traitement : ils indiquent au patient quel est le traitement proposé et quel sera chaque aspect du traitement, l’aidant à comprendre ce qui sera fait, à se sentir plus à l’aise avec le traitement proposé et finalement à l’accepter. Les plans de traitement sont créés en saisissant le code de la procédure à effectuer et les frais associés

Gestion de la pratique

Afin de contribuer au succès de votre cabinet, votre solution logicielle de gestion de cabinet dentaire doit disposer de fonctionnalités et de capacités qui vous aideront à analyser les performances du cabinet et les informations sur les patients de manière rapide et concise.

Rapports et graphiques: avec plus de 130 rapports, les rapports et les graphiques d’ADSTRA fournissent des informations détaillées sur les performances de la pratique, ce qui vous permet d’examiner de manière transparente la pratique globale et de déterminer les domaines dans lesquels les efforts peuvent être améliorés
Analyse des patients: vous aide à déterminer via des sélections de patients prédéfinies les rendez-vous de rappel qui ont et n’ont pas été réservés, et les patients qui ont et n’ont pas de rendez-vous, entre autres informations sur les patients, afin que rien ne soit manqué et qu’aucun revenu ne soit perdu
Panneau de contrôle: fournit des instantanés des performances de la pratique, vous permettant d’analyser rapidement l’état de la pratique – ces données combinées à celles des rapports et des graphiques d’ADSTRA vous permettront de prendre des décisions éclairées sur la façon d’augmenter/d’améliorer la réussite de la pratique
Rappels marketing: rappelez au personnel du cabinet et aux patients les traitements en cours ou à venir, et vous permet de suivre les patients et de vous assurer que les plans de traitement dentaire actuels restent sur la bonne voie